Poradnik · KSeF
Krótko i bez paragrafów: kto musi wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, do kiedy trwa ulga dla najmniejszych i co zrobić, jeśli prowadzisz sklep internetowy.
| Nazwa | Ilość | Cena | Wartość |
|---|---|---|---|
| Kurtka przeciwdeszczowa Nordal, r. M | 1 | 329,00 | 329,00 |
| Sweter wełniany Bergen, r. L | 1 | 249,00 | 249,00 |
| Koszula lniana Lund, biała | 2 | 139,00 | 278,00 |
| Skarpety merino, 3 pary | 1 | 69,00 | 69,00 |
1 kwietnia 2026 — od tego dnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął pozostałych przedsiębiorców po pierwszym etapie wdrożenia. Do końca 2026 r. działa jednak rozwiązanie przejściowe dla podatników, u których łączna miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem nie przekracza 10 000 zł brutto.
1 stycznia 2027 — kończy się przejściowe odroczenie związane z limitem 10 000 zł miesięcznie. Nadal trzeba jednak uwzględniać ustawowe wyłączenia dotyczące określonych rodzajów faktur i transakcji. Obowiązek odbierania faktur przez KSeF działa już od 1 lutego 2026 r.
Treść ma charakter informacyjny i techniczny; nie zastępuje porady podatkowej ani księgowej.
Jeżeli spełniasz warunki rozwiązania przejściowego dotyczącego sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz korzystać z niego do końca 2026 r.
Przygotować proces przed końcem okresu przejściowego. Jeśli używany program księgowy obsługuje KSeF, trzeba poprawnie skonfigurować wysyłkę i sprawdzić na prawdziwych dokumentach, że działa.
Jeżeli nie korzystasz z rozwiązania przejściowego ani z ustawowego wyłączenia, obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy Cię od 1 kwietnia 2026 r.
Najpierw sprawdzić, czy faktury naprawdę docierają do KSeF — sam fakt, że program „ma KSeF”, niczego nie gwarantuje. Potem uzupełnić to, co nie doszło.
Faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkowym KSeF (mogą być wystawiane w systemie dobrowolnie). Sprzedaż B2B trzeba oceniać osobno według zasad obowiązkowego KSeF.
Sprawdzić, jakie faktury B2B wystawiasz, czy obejmuje Cię okres przejściowy lub inne wyłączenie i czy program księgowy poprawnie obsługuje faktury, które powinny trafić do KSeF.
Tu najczęściej coś ginie. Faktura powstaje na końcu łańcucha: sklep → integracja → program księgowy → KSeF. Zatnie się jedno ogniwo i nikt tego nie widzi.
Sprawdzić cały łańcuch na prawdziwych fakturach z ostatnich tygodni — opisuję to na stronie KSeF w sklepie internetowym.
Wejdź do swojego programu księgowego i znajdź ostatnią fakturę wystawioną firmie. Przy fakturze powinien być numer nadany przez KSeF — długi ciąg znaków. Jeśli go nie ma albo widnieje status w rodzaju „oczekuje”, „błąd wysyłki”, to faktura w systemie nie wylądowała. Sprawdź tak trzy–cztery ostatnie faktury: jeśli któraś nie przeszła, prawdopodobnie nie przechodzi ich znacznie więcej.
Wstępne sprawdzenie łańcucha fakturowania — 0 zł. Opisujesz obecny obieg, a ja wskazuję,
od czego zacząć i czy potrzebna jest integracja albo naprawa.
Zbudowanie lub naprawa brakującego ogniwa — od 2 900 zł; dokładna cena zależy od API, liczby kanałów i wyjątków.
Codzienne pilnowanie — od 349 zł miesięcznie.
Nie jestem księgowym i nie zastępuję księgowej. Ona pracuje na tym, co do niej dopłynie — ja pilnuję rur, którymi to płynie.
Forma działalności sama w sobie nie wyłącza z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców, przy czym do końca 2026 r. działa okres przejściowy dla sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie. Są też ustawowe wyłączenia dotyczące określonych transakcji.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że za 2026 r. nie są nakładane sankcje za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Kary pieniężne za niedopełnienie obowiązków są przewidziane od 1 stycznia 2027 r. To nie oznacza, że warto odkładać wdrożenie — okres przejściowy służy właśnie uporządkowaniu procesu.
Program może umieć wysyłać, ale pytanie brzmi, czy wysyła wszystko. Najczęściej gubią się faktury z Allegro, korekty i sprzedaż z kilku kanałów naraz. Sprawdzenie tego zajmuje chwilę i jest tanie w porównaniu z porządkowaniem zaległości.
Zwykle nie. Jeżeli używany program księgowy obsługuje KSeF, często wystarczy poprawna konfiguracja i weryfikacja przepływu. Problem może leżeć także wcześniej — w danych, które nie docierają do programu w komplecie.
Od sprawdzenia, jakie faktury wystawiasz i czy Twój program księgowy nadaje im numery KSeF. Bezpłatna sprawdzarka sklepu analizuje tylko informacje publicznie widoczne w sklepie i nie może zweryfikować Twoich faktur w KSeF.
Sprawdzę to na prawdziwych fakturach z ostatnich tygodni i powiem wprost, czy jest co naprawiać. Napisz: kontakt@automatyzacjesklepow.pl albo zadzwoń: 570 427 127.
Zobacz też: KSeF w sklepie internetowym · integracja sklepu z księgowością · wFirma · Allegro
Opisz, jak dziś wygląda ta praca — formularz pomoże ułożyć kilka najważniejszych informacji o procesie, narzędziach i problemie. Na tej podstawie łatwiej ustalić, czy lepsza będzie automatyzacja, integracja czy własna aplikacja.
Zobacz realizacje, jeśli chcesz najpierw zobaczyć konkretne systemy i aplikacje. Przejrzyj poradniki, jeśli chcesz porównać rozwiązania. Prowadzisz sklep internetowy? Zobacz osobny serwis poświęcony automatyzacjom e-commerce.
Zadzwoń: 570 427 127, jeśli wolisz rozmawiać. Nie ma handlowca, odbieram ja.
