Co automatyzuję
Nie każdy problem wymaga nowego systemu. Poniżej są sytuacje, w których najczęściej wystarcza uporządkowanie procesu, mała aplikacja albo integracja między programami.
Klienci, zlecenia, terminy i rozliczenia są w arkuszach. Kiedy plik ma kilka wersji albo osoba prowadząca tabelę jest na urlopie, pojawia się chaos.
Przenoszę proces do prostej aplikacji z jednym źródłem danych, rolami użytkowników i historią zmian. Zobacz: system zamiast Excela.
Status trzeba ustalać przez telefon, mail albo wiadomość. Handlowiec pyta realizację, realizacja pyta magazyn, klient czeka.
Buduję jeden obieg sprawy: status, termin, odpowiedzialna osoba, dokumenty i historia w jednym miejscu. Zobacz: system do obsługi zleceń.
Klient jest w formularzu, potem w CRM-ie, kalendarzu i programie do faktur. Każde przepisanie zabiera czas i może wprowadzić błąd.
Łączę istniejące narzędzia przez API lub buduję brakujący etap pomiędzy nimi. Zobacz: integracje API.
Handlowcy wpisują minimum, reszta jest w mailach i arkuszach, bo gotowy CRM nie odzwierciedla faktycznego sposobu pracy.
Upraszczam proces albo buduję CRM na zamówienie, który obejmuje tylko potrzebne etapy i może prowadzić sprawę także po sprzedaży.
Informacja istnieje w firmie, ale klient jej nie widzi. Obsługa odpowiada na te same pytania mailowo i telefonicznie, zamiast zajmować się wyjątkami.
Udostępniam klientowi wybrany fragment procesu: status, historię, dokumenty albo możliwość złożenia kolejnej sprawy. Zobacz panel klienta B2B.
Termin wygląda na wolny, ale potrzebny samochód, pracownik albo urządzenie jest już zajęte. Ktoś musi ręcznie porównywać kilka źródeł.
Buduję jedną logikę dostępności, która uwzględnia potrzebne zasoby i blokuje kolizje. Zobacz system rezerwacji dla firmy.
Dane klienta i zlecenia są już w systemie albo arkuszu, ale ktoś ponownie przepisuje je do Worda, poprawia numer, zapisuje PDF i wysyła mail.
Dokument powstaje automatycznie z danych sprawy, z właściwą numeracją, sekcjami i załącznikami. Zobacz automatyzację dokumentów.
Zamówienia przychodzą do sklepu i na Allegro, a faktury wystawiasz ręcznie w osobnym programie. Przy trzydziestu zamówieniach dziennie to godzina pracy i kilka pomyłek w miesiącu.
Zamówienia wpadają do programu do faktur same, z poprawnymi stawkami podatku, danymi klienta i numerem zamówienia. Ty sprawdzasz, zamiast przepisywać. A jeśli Twoje faktury mają trafiać do KSeF, ten sam most załatwia i to.
Sprzedajesz ten sam towar w dwóch miejscach. Połączenie gubi się po aktualizacji wtyczki albo cichym zerwaniu — ostatnia sztuka schodzi na Allegro, a w sklepie dalej widnieje jako dostępna. Klient płaci za coś, czego nie ma.
Jeden stan magazynowy, z którego korzystają wszystkie kanały sprzedaży. Coś schodzi w jednym miejscu — chwilę później wiedzą o tym pozostałe.
Najgorsze awarie to te, które nie robią hałasu. Token wygasa w czwartek, zamówienia przestają schodzić, a Ty dowiadujesz się w poniedziałek — od klienta, który pyta o paczkę.
Codziennie sprawdzam, czy każde połączenie żyje. Jeżeli monitoring wykryje problem, dostajesz alert zamiast dowiadywać się o awarii od klienta lub księgowości.
Co miesiąc to samo: eksport tu, eksport tam, sklejanie w arkuszu. Wynik jest po czasie i nikt nie ma pewności, czy liczby się zgadzają.
Panel, który zbiera dane sam i pokazuje je na bieżąco. Zamiast składać raport, otwierasz go.
Klient czeka dwa dni na liczbę, którą program policzyłby w sekundę. Część klientów nie doczeka i kupi gdzie indziej.
Jeżeli wycenę przygotowuje handlowiec, buduję system do wycen i ofert, który liczy według ustalonych reguł, pilnuje marży i tworzy właściwy PDF. Jeżeli część parametrów może podać sam klient przed rozmową, sprawdzi się kalkulator lub konfigurator online.
Od grudnia 2024 przy każdym produkcie muszą być dane producenta: nazwa, adres i kontakt. Przy każdej obniżce — najniższa cena z ostatnich 30 dni. Jedno i drugie widać z zewnątrz, także dla kogoś, kto szuka powodu do skargi.
Sprawdzam, których produktów to dotyczy, i pokazuję listę do poprawienia. Jeśli danych jest dużo, uzupełniam je hurtem.
To normalny punkt startu. Najpierw rozpisujemy jeden proces i oddzielamy to, co warto automatyzować, od tego, czego nie ma sensu komplikować.
Dla firmy usługowej lub B2B zacznij od krótkiego opisu procesu. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, możesz dodatkowo użyć bezpłatnej sprawdzarki.
Opisz, jak dziś wygląda ta praca — formularz pomoże ułożyć kilka najważniejszych informacji o procesie, narzędziach i problemie. Na tej podstawie łatwiej ustalić, czy lepsza będzie automatyzacja, integracja czy własna aplikacja.
Zobacz realizacje, jeśli chcesz najpierw zobaczyć konkretne systemy i aplikacje. Przejrzyj poradniki, jeśli chcesz porównać rozwiązania. Prowadzisz sklep internetowy? Zobacz osobny serwis poświęcony automatyzacjom e-commerce.
Zadzwoń: 570 427 127, jeśli wolisz rozmawiać. Nie ma handlowca, odbieram ja.
