System dla serwisu technicznego — zgłoszenie, technik i historia urządzenia

Karta urządzenia albo instalacji

Każde urządzenie może mieć numer seryjny, model, lokalizację, klienta, historię napraw, zdjęcia, gwarancję i dokumenty. Przy kolejnym zgłoszeniu technik nie zaczyna od zera.

Obsługa zgłoszenia

Zgłoszenie trafia do kolejki, dostaje priorytet i osobę odpowiedzialną. System może pilnować terminu, części potrzebnych do naprawy i kolejnych statusów: przyjęte, diagnoza, oczekiwanie na część, zaplanowane, zakończone.

Praca technika w telefonie

Technik widzi adres, kontakt, opis usterki i historię urządzenia. Na miejscu może dodać zdjęcia, materiały, czas pracy, opis i podpis klienta. Nie musi po powrocie przepisywać papierowej karty do komputera.

Protokół powstaje z wykonanej pracy

Po zamknięciu zgłoszenia system może utworzyć protokół z danymi klienta, urządzenia, wykonanymi czynnościami, materiałami, zdjęciami i podpisem. Zobacz automatyzację dokumentów.

Integracje

System serwisowy może wymieniać dane z magazynem, księgowością, CRM-em i kalendarzem. Jeżeli klient powinien sam zgłaszać awarie i śledzić status, można dodać panel klienta B2B.

Priorytety, SLA i terminy

Nie każde zgłoszenie ma taką samą wagę. System może rozróżniać awarię krytyczną, zwykły serwis i przegląd okresowy, a dla każdej kategorii liczyć inny termin reakcji. Kierownik od razu widzi sprawy, które zbliżają się do przekroczenia ustalonego czasu.

Części i materiały

Jeżeli serwis zużywa części, zlecenie może zapisywać wykorzystane pozycje i przekazywać je do magazynu albo rozliczenia. Nie trzeba od razu budować własnego magazynu — często wystarczy integracja z istniejącym systemem.

Najczęstsze pytania

Czy klient może sam założyć zgłoszenie?

Tak. Formularz lub panel klienta może utworzyć sprawę, przypisać urządzenie i zebrać zdjęcia jeszcze przed kontaktem serwisu.

Czy system może pilnować przeglądów okresowych?

Tak. Na podstawie daty ostatniego przeglądu może utworzyć zadanie, przypomnienie albo propozycję terminu kolejnej wizyty.

Czy da się zaimportować istniejącą bazę urządzeń?

Tak, jeśli masz ją w Excelu, CSV albo innym systemie z możliwością eksportu. Przed importem warto ujednolicić numery seryjne i dane klientów.

Opisz, jak dziś przyjmujesz i zamykasz zgłoszenie serwisowe →